Fiche de paie numérique : qui garde vos données 50 ans ?

Depuis 2017, recevoir son bulletin de salaire sous forme électronique est devenu la règle en France, et le papier l’exception. La plupart des salariés ont vu le changement passer sans s’y arrêter : un courriel, un identifiant, un espace en ligne, et la fiche arrive chaque mois sans enveloppe.

Les arguments mis en avant portent presque toujours sur le papier économisé et le temps rendu aux services RH. On parle beaucoup moins de ce que devient le document une fois déposé, de qui peut le consulter, et du nombre d’années pendant lesquelles il faudra pouvoir le retrouver.

Un document que le Code du travail protège déjà

Un bulletin de paie concentre une bonne partie de la vie professionnelle d’une personne : son salaire, son adresse, son numéro de sécurité sociale, ses absences, ses primes. Le législateur en a conscience, puisqu’il interdit d’y mentionner l’exercice du droit de grève ou l’activité de représentation du personnel. Passer ce document au format numérique, ce que le vocabulaire RH appelle la dématérialisation fiche de paie, ne retire rien à cette sensibilité. Les données changent simplement d’adresse.
Docoon, opérateur français de dématérialisation, par ailleurs immatriculé plateforme agréée par la DGFiP pour la facturation électronique, fait partie des acteurs qui proposent ce service aux employeurs. Sa solution permet d’horodater, de signer et d’archiver les bulletins de paie et les contrats de travail, chaque salarié retrouvant ses documents dans un espace personnel sécurisé. Le groupe est certifié ISO 27001, la norme internationale de management de la sécurité de l’information, et son coffre-fort d’archivage s’appuie sur les normes françaises NF Z42-013 et NF 461.

Un PDF envoyé par courriel ne suffit pas

L’article L3243-2 du Code du travail fixe quatre exigences pour la remise électronique du bulletin : l’intégrité des données, leur confidentialité, leur disponibilité pendant une durée fixée par décret, et leur accessibilité depuis le service en ligne rattaché au compte personnel d’activité. Dit simplement, le document ne doit pas pouvoir être modifié après coup, seul le salarié doit pouvoir le lire, il doit rester consultable pendant des décennies, et il doit pouvoir être retrouvé par un canal public, pas seulement par l’intranet de l’entreprise.
Une pièce jointe envoyée sur une messagerie ne tient aucune de ces promesses dans la durée. Une boîte mail professionnelle est souvent fermée le jour du départ du salarié, une boîte personnelle peut être piratée, vidée ou abandonnée. D’où le recours fréquent à des coffres-forts électroniques, qui horodatent chaque dépôt et gardent la trace de chaque consultation.

Le salarié peut refuser, à tout moment

Pour le salarié, la remise électronique n’a rien d’obligatoire. L’employeur doit l’informer de son droit de s’y opposer, un mois avant le premier bulletin numérique ou au moment de l’embauche. Le salarié peut ensuite refuser quand il le souhaite, y compris après plusieurs années, par tout moyen qui donne une date certaine à sa demande, comme un courrier recommandé. L’employeur dispose alors de trois mois au plus pour revenir au papier. Le ministère du Travail rappelle ces règles sur sa page consacrée au bulletin de paie.
Aucune justification n’est demandée, et l’opposition peut intervenir avant même la première remise électronique. Une personne peu à l’aise avec les outils en ligne, ou qui préfère qu’aucun prestataire extérieur ne détienne ses données de rémunération, peut garder le papier sans avoir à expliquer pourquoi. Ce choix n’a rien de définitif non plus : rien n’interdit de revenir plus tard au format numérique en accord avec l’employeur.

Cinquante ans de conservation, et après ?

Avec le papier, la répartition était simple. Le salarié gardait l’original dans un classeur, et l’employeur conservait un double pendant cinq ans. La remise électronique déplace cette garde : c’est désormais l’employeur, et en pratique son prestataire, qui doit s’assurer que le document reste accessible, pour une durée sans commune mesure avec les cinq ans du papier. Un tiers que le salarié n’a pas choisi détient ainsi une partie de son histoire professionnelle pendant l’essentiel de sa vie.
Quand le bulletin est remis sous forme électronique, l’employeur doit en garantir la disponibilité pendant cinquante ans dans le cas général. Sur une telle durée, personne ne peut promettre que l’entreprise, ni son prestataire, existeront encore.
Le Code du travail a prévu ce cas. Si le service qui conserve les bulletins ferme parce que le prestataire ou l’employeur cesse son activité, les utilisateurs doivent être prévenus au moins trois mois avant la fermeture pour récupérer leurs documents. Trois mois de préavis, pour des pièces qui serviront peut-être à reconstituer une carrière au moment de liquider sa retraite.
La conséquence pratique tient en une phrase : chacun a intérêt à télécharger ses bulletins et à les conserver lui-même, sans limite de durée. C’est d’ailleurs ce que rappelle la mention obligatoire imprimée sur chaque fiche de paie, que peu de gens lisent.
Le réflexe le plus utile ne demande que quelques minutes par an : récupérer les bulletins de l’année écoulée au format PDF et les ranger à deux endroits distincts, par exemple un disque personnel et un espace de stockage en ligne. Au moment de quitter une entreprise, la même opération vaut d’être faite une dernière fois, sans attendre de devoir retrouver des identifiants oubliés des années plus tard.

Quatre questions à poser à son employeur

Un salarié, ou un élu du CSE, peut légitimement demander quelques précisions avant d’accepter le passage au numérique. Où sont hébergés les bulletins, et chez qui ? Qui peut y accéder, dans l’entreprise comme chez le prestataire ? Comment les récupérer en quittant l’entreprise, et sous quel format ? Les données servent-elles à autre chose qu’à la mise à disposition des bulletins ?
La dernière question est la moins souvent posée. Au sens du RGPD, l’employeur est responsable du traitement, et le prestataire qui héberge les bulletins agit en principe comme sous-traitant. L’article 28 du règlement ne l’autorise à traiter les données que sur instruction documentée de son client. Un prestataire n’a donc pas à exploiter des bulletins de paie pour ses propres besoins, qu’il s’agisse de statistiques, de profilage ou d’entraînement de modèles d’intelligence artificielle. Encore faut-il que le contrat le dise noir sur blanc, et que quelqu’un dans l’entreprise l’ait vérifié.
Un employeur qui a choisi son prestataire avec soin répond à ces quatre questions en quelques lignes. S’il en est incapable, cela en dit long sur la manière dont le projet a été mené, et sur la place qu’il accorde aux données de ses équipes.